Certificatul constatator și înregistrarea TVA sunt două elemente importante în viața oricărei societăți comerciale care își desfășoară activitatea pe teritoriul României. Înainte de a începe orice demers administrativ, antreprenorii trebuie să înțeleagă exact cum funcționează relația dintre certificatul constatator și înregistrarea în scopuri de TVA, pentru a evita blocaje sau probleme de conformitate.
Certificatul constatator este un document emis de Oficiul Registrului Comerțului (ONRC) și oferă informații actualizate despre societate: sediu social, obiect de activitate, capital social și alte date relevante.
Înregistrarea în scopuri de TVA reprezintă un pas esențial în raport cu autoritățile fiscale, mai ales pentru firmele care depășesc plafonul de scutire sau care aleg opțional să devină plătitoare de TVA.
În trecut, certificatul constatator era solicitat în mod obișnuit și în procedura de înregistrare TVA, însă legislația fiscală și practica administrativă au cunoscut modificări de-a lungul timpului. Este esențial ca toți cei interesați de înființarea unei firme sau de actualizarea statutului fiscal să cunoască prevederile în vigoare.
Ce este certificatul constatator și de ce este important?
Certificatul constatator este documentul emis de Oficiul Registrului Comerțului, care atestă principalele informații despre o firmă. Conținutul său cuprinde date esențiale referitoare la forma juridică, sediul social, obiectele de activitate (coduri CAEN), asociați, administratori și alte mențiuni înscrise în Registrul Comerțului.
Acest document poate fi emis cu scopuri diferite, în funcție de solicitarea persoanei interesate: poate fi un certificat constatator pentru sediul social, pentru punctele de lucru sau pentru alte mențiuni.
Importanța certificatului constatator derivă din faptul că el servește drept „carte de vizită” oficială a firmei în relația cu diverse instituții și parteneri de afaceri. Atunci când o companie vrea să participe la licitații, să încheie contracte importante sau să își actualizeze datele, se poate solicita un certificat constatator pentru confirmarea informațiilor prezente în Registrul Comerțului.
În demersurile de înființare a societăților, acest document este necesar pentru a demonstra că s-au înregistrat corect datele privind asocierea, capitalul social și obiectul principal de activitate.
Certificatul constatator prezintă relevanță și în anumite proceduri fiscale, deși legislația s-a schimbat semnificativ în ultimii ani. În trecut, era o cerință frecventă în dosarul pentru înregistrarea în scopuri de TVA, întrucât autoritățile fiscale verificau conformitatea între datele din Registrul Comerțului și cele declarate pentru obținerea codului de TVA.
Cu toate acestea, conform informațiilor furnizate de instituțiile de resort, practica s-a modernizat, iar certificatul constatator nu mai este întotdeauna obligatoriu în procedura de înregistrare în scopuri de TVA. Este însă recomandat să dețineți acest document actualizat, deoarece poate fi solicitat la diferite autorități, în funcție de situație.
În general, un antreprenor prudent păstrează la îndemână o variantă recentă a certificatului constatator, pentru a putea justifica oricând informațiile de bază despre firma sa.
Când și cum se realizează înregistrarea în scopuri de TVA?
Înregistrarea în scopuri de TVA este un pas decisiv pentru orice societate care atinge sau estimează că va depăși plafonul de scutire prevăzut de legislația fiscală în vigoare. Potrivit titlului VI din Codul Fiscal, această limită se modifică periodic, iar firmele trebuie să urmărească îndeaproape orice schimbări.
Când cifra de afaceri depășește plafonul stabilit (sau urmează să fie depășit), societatea are obligația legală să se înregistreze ca plătitoare de TVA în termen de 10 zile de la sfârșitul lunii în care a fost depășit plafonul.
În cazul în care se dorește opțional înregistrarea, fără a se fi depășit plafonul, procedura este asemănătoare, însă se aplică unele cerințe suplimentare.
Pentru a iniția procedura de înregistrare în scopuri de TVA, reprezentantul legal al societății trebuie să depună la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) formularul dedicat (de obicei, Formularul 098 pentru firme nou înființate și Formularul 010 sau 700 pentru societățile deja existente).
Prin acest formular, se declară intenția sau obligația de a deveni platitor de TVA, menționându-se datele de identificare ale firmei și motivul solicitării (depășirea plafonului sau opțiunea voluntară). Documentele necesare pot include copia certificatului de înregistrare a firmei și actul constitutiv.
Înainte de modificările legislative, se includea frecvent și certificatul constatator, însă în prezent ANAF are acces la bazele de date ale Registrului Comerțului, reducând povara administrativă.
În practică, după depunerea cererii, autoritățile fiscale analizează dosarul și pot solicita informații suplimentare. Dacă totul este în regulă, se emite certificatul de înregistrare în scopuri de TVA.
De reținut că data la care societatea devine plătitoare de TVA este înscrisă în decizia autorităților, iar de la acel moment, firma trebuie să aplice TVA în toate facturile emise și să respecte obligațiile declarative (de exemplu, declarația 300 și jurnalul de vânzări/cumpărări).
Relația dintre certificatul constatator și procedura de înregistrare TVA
Deși poate părea că există o legătură strânsă între certificatul constatator și înregistrarea în scopuri de TVA, lucrurile s-au schimbat odată cu digitalizarea și cu actualizările legislative. În trecut, certificatul constatator era un document esențial în dosarul de înregistrare TVA, pentru că ANAF dorea să verifice conformitatea datelor despre obiectul de activitate și sediul social.
Mai mult, autoritățile aveau nevoie să se asigure că firma solicitantă nu prezenta riscuri fiscale. În prezent, însă, situația este mult simplificată.
Conform ghidurilor publicate de Ministerul Finanțelor Publice și de ANAF, certificatul constatator nu mai este cerut ca document obligatoriu în majoritatea cazurilor de înregistrare în scopuri de TVA. Decizia a fost motivată de faptul că instituțiile statului au acum acces direct la informațiile din Registrul Comerțului.
Această abordare reduce birocrația și scurtează timpul de procesare a dosarelor, oferind antreprenorilor un grad de predictibilitate mai ridicat.
Cu toate acestea, este bine de știut că, în anumite situații particulare, ANAF poate solicita în continuare prezentarea certificatului constatator pentru clarificări suplimentare. De exemplu, atunci când există neconcordanțe între datele declarate și cele existente în bazele oficiale, când firma are puncte de lucru multiple sau când obiectul de activitate necesită verificări mai amănunțite.
Chiar dacă nu mai este neapărat obligatoriu, este recomandat să aveți la dispoziție un certificat constatator actualizat, pentru a putea răspunde rapid oricăror solicitări ale autorităților fiscale.
Certificatul constatator rămâne necesar în multe alte situații legate de activitatea curentă a firmei: licitații publice, obținerea unor autorizații speciale, deschiderea de puncte de lucru sau actualizarea informațiilor la parteneri bancari.
Legătura dintre certificatul constatator și înregistrarea în scopuri de TVA poate fi rezumată astfel: nu mai există o cerință expresă să fie depus în fiecare dosar de înregistrare TVA, dar păstrarea lui la zi rămâne o măsură practică și eficientă.
Certificatul constatator continuă să joace un rol important în validarea informațiilor despre orice firmă, deși legislația a evoluat pentru a reduce documentația cerută la înregistrarea TVA.
Pentru antreprenori, principala responsabilitate este să se asigure că datele societății sunt corecte în Registrul Comerțului și că, atunci când apar modificări (schimbări de sediu, obiect de activitate, structura acționariatului), acestea sunt înregistrate oficial.
